Adrián BlanesCompras: del pedido al albarán
La empresa
Tienes un taller que mecaniza piezas bajo pedido. El material se pide por correo o por teléfono cuando alguien ve que falta.
Lo que pasa hoy
Hay pedidos que nadie sabe si llegaron enteros, y albaranes que se archivan sin mirar.
Lo que entra, lo que decides y lo que sale
Caso tipo, con cifras de ejemplo
«Hacen falta 15 barras de aluminio de 40 para el jueves.»
- Barra de aluminio 40 mm31 €
- Barra de aluminio 40 mm15 ud × 31 €465 €
- Entregajueves
- Total sin IVA465 €
Cada pedido espera tu aprobación. Sólo salen solos los que tú decidas dejar pasar, por debajo de un importe que fijas tú. Reclamar al proveedor es tuyo.
Trae 12 barras y el pedido decía 15. Faltan 3.
- PED-0187faltan 3 barras
- PED-0185llega mañana
- PED-01792 días de retraso
Avisa antes de que pare un trabajo.
Un programa
Prepara el pedido, compara lo que llega y avisa de lo que va tarde.
La IA
Lee la petición y el albarán, aunque llegue en una foto.
Tú
Apruebas los pedidos y decides si se reclama.
Lo que el sistema no hace solo
Queda por escrito antes de empezar.
Emitir un pedido por encima del importe que fijes
Al principio los prepara y los emites tú. Mientras no fijes ese importe, no emite ninguno.
Reclamar una factura al proveedor
Te señala la diferencia y, si quieres, reclamas tú.
Aceptar o cambiar un precio
Eso compromete a tu empresa, y lo hace quien firma.
Dar por bueno un albarán que no se lee
Lo deja pendiente de que lo mire una persona.
Cómo se compruebaAntes de empezar se miden con tus números las horas de tramitar y cuadrar pedidos y los retrasos de cada proveedor. A los 30 y a los 90 días se vuelven a medir, junto con los pedidos que pararon un trabajo.
El mismo reparto, en otros procesos
Presupuestos
De la petición del cliente al envío, con tu precio.
Ver el caso Distribuidor de suministro industrialCobros
38 facturas vencidas y 11 que toca reclamar hoy.
Ver el caso Fabricante de mobiliarioFacturas de proveedor
Una factura con el precio cambiado y otra que ya se había pagado.
Ver el caso Instaladora de placas solaresCostes y márgenes
Qué obras dejan margen y en cuáles se queda por el camino.
Ver el casoCompras
Un albarán con doce barras para un pedido de quince.
Estás aquíContenido y redes
Las publicaciones de la semana, preparadas desde el catálogo.
Ver el caso Fabricante de carpintería de aluminioCatálogo y fichas
Una sola versión buena de cada referencia.
Ver el caso Instaladora de calefacciónLlamadas perdidas
Las llamadas que nadie coge, atendidas por un asistente que dice que lo es.
Ver el caso Almacén de material eléctricoPedidos de cliente
Un «magneto 16 curva C» que sale con tu referencia y tu stock.
Ver el caso Mantenedora de calderas y aire acondicionadoRevisiones y vencimientos
Seiscientos equipos instalados y ninguna revisión que se pase sin aviso.
Ver el caso Instaladora eléctricaLicitaciones
Un certificado caducado, visto antes de presentar.
Ver el caso Instaladora de aerotermiaGarantías y postventa
Un compresor de 640 € que pagaba el fabricante.
Ver el caso¿Tiene sentido en tu empresa?
Me cuentas cómo se compra hoy en tu empresa y te digo por dónde empezaría. Si no merece la pena, también te lo digo.